H. Jackson Brown
Den bedste forberedelse til i morgen er at gøre dit bedste i dag
Forberedelserne til midsommerfesten
Midsommerfesten 2023
I år fortsætter traditionen som tidligere år. Det særlige er dog, at vi er ramt af uheld og at en række beboere, som tidligere har trukket en meget stor del af arrangementet er fraflyttet afdelingen. Derfor har vi besluttet at mens vi fastholder majstang og festlighederne omkring den samt fællesspisning med grill, så holder vi en pause med voksenlege og kagekonkurrence.
Beslutning
Allerede i det tidlige forår og gerne senest i marts er det en god idé at samles de personer, som skal stå for planlægningen. Det kan være en bestyrelse eller de, der sidste år stod for det forberedelserne.
Holdet skal træffe en beslutning om, at der skal være en midsommerfest. Den skal kommunikeres ud, så alle kan begynde at forberede sig på begivenheden. Lidt afhængig af mulighederne skal det på hjemmesiden eller på Facebook, så de er i målgruppen får kendskab til planen.
Der skal findes en dato. Midsommer efter svensk forbillede falder ikke nødvendigvis på en fast dato (læs mere om dato for midsommerfesten). Den første gang er der sikkert brug for en ledsagende forklaring/begrundelse. Der skal gøres lidt reklame for sagen.
Program
Inden planlægningen går i gang skal man have klaring på dagens program. Hvad skal indgå i festen? I Børglumparken valgte vi det fulde program, hvor starten gik kl. 10 formiddag og det hele først sluttede ved solnedgang samme aften.
Historisk var programmet for en midsommerfest med majstang noget ganske andet (læs mere om de traditionelle majstangfester i Danmark). Hvad man selv har lyst til og mod på, må man træffe beslutning om. Det vigtigste er, at man træffer en beslutning, og at alle er indforstået. Der vil sikkert være nogle, der er skeptiske. Beslutningen kan tages op igen og evt. omgøres. I første omgang gælder det om at gøre forsøget og komme i gang.
Det handler om, hvad man lige magter, og hvad man tror, der vil være interesse for. Brug ikke for meget tid på diskussionen. Det vigtigste er, at man tillader sig at være ambitiøs uden dog helt at miste jordforbindelsen.
Opgaveliste
- Navn på delopgaven
- Husketing (eks. indkøb)
- Ansvarlig(e)
- Deadline
Delopgaver
Når beslutningen er truffet, datoen er fastsat, og programmet ligger klar, er næste skridt at finde frem de delopgaver, som skal løses under vejs.
Der findes et utal af måder at gribe kortlægningen an på. Mange foretrækker at lave en liste med opgaver og en kolonne for hver af de ting, der gælder.
Mindmap
Et godt overblik kan man også få ved at lave en grafisk oversigt også kaldet en mindmap (se figuren). Det har den fordel, at alle, inklusive de der melder sig som frivillige, meget konkret får en forståelse for deres del af projektet.
Man kan finde forskellige programmer, som man kan bruge med fordel. Vi brugte Xmind 8. Brug et møde på at få alle hovedpunkterne på plads og så må det være op til pennefører at få alle detaljerne med. Den fulde liste må planlægningsgruppen, så efterfølgende gå igennem og godkende.
Oversigt over opgaverne i forbindelse med midsommerfesten 2021 (Mindmap i Xmind 8-format).
Økonomi
Der vil helt sikkert være udgifter forbundet med midsommerfesten. Her gælder det om at vurdere de forventede udgifter. Det gør man så for hver aktivitet i løbet af dagen.
Er der planlagt spisning, er det vigtigt at der sættes en forventet pris per kuvert. Er der tale om fuld brugerbetaling, bliver det nødvendigt med forhåndstilmelding. Prisen skal med ud i invitationen.
Tjek, at der er finansiering for samtlige udgifter! Aftal indbyrdes, hvordan udgifterne skal afholdes, og hvornår man gør regnskabet op.
Aktivitetsplan
Når kortlægningen af opgaver er fuldført står kun tilbage at lave en aktivitetsplan. Planen fortæller, hvad der skal ske hvornår.
Pæl til majstangen: Skal der findes, skaffes og afhentes en pæl, der skal bruges til majstangen, skal der sikkert aftales en dag til det. Og hvem der skal hjælpe til med det.
Invitation: Planen om en midsommerfest skal meldes ud til alle, der skal inviteres. Hvor og hvornår skal det ske, og hvem sørger for det sker? Her er det en god idé at bruge alle de kanaler, der står til rådighed. Det kan bestå printet materiale, de sociale medier, egen hjemmeside osv. Opmærksomhed er i dag et knapt gode. Mundtlige beskeder er også en kanal. Ofte giver det mere at invitere direkte, personligt.
Majstangen
Inden selve festdagen skal majstangen forberedes. Det sted, hvor festen skal stå, kan der også være brug for at gøre nogle forberedelser. Hullet til majstangen skal være lavet inden dagen og afhængig af udsmykningen kan der være en eller flere kranse, der skal flettes.
På dagen for midsommerfesten om morgenen skal det hele være parat, så man i fællesskab kan gå i gang med at udsmykke majstangen. Pæl, krans(e), blomster og pyntebånd må ligge klar.
Invitation
Skulle det ske, at din forening eller det område, hvor du bor, har mod på eller lyst til at forsøge med en midsommerfest er du velkommen til at kontakte Torben. Enten kan I komme forbi os, eller vi kan besøge jer til en snak. Majstang og midsommerfest kan benyttes som et festligt alternativ til sankthans, men grundige forberedelser er en forudsætning.
